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Responsabilidades clave:

• Atender y dirigir llamadas telefónicas y correos electrónicos de particulares y empresas que se ponen en contacto con el bufete y entablar con ellos nuevas conversaciones significativas para conocer sus necesidades.
• Gestione todas las relaciones e interacciones con sus clientes potenciales y existentes a través del CRM.
• Transmitir confianza en que podemos ayudar a los clientes potenciales en sus asuntos de inmigración empresarial.
• Entender, y ayudar al cliente a entender, la diferencia entre "coste" y "valor".
• Aprender a vender servicios jurídicos: gestionar la consulta, transmitir una sensación de urgencia, comprender las necesidades de los clientes potenciales y cómo podemos ayudarles, conseguir que el cliente contrate al bufete y pague el anticipo, y supervisar la transición sin problemas del asunto del cliente al equipo jurídico.
• Hacer un seguimiento de los clientes potenciales que no han sido contratados, para mantener la puerta abierta a que la empresa les ayude.
• Introducción de datos básicos para crear registros de clientes potenciales y clientes en nuestros sistemas de seguimiento.
• Diseñar estrategias de venta.

Requisitos:

• Capacidad demostrada para asumir múltiples responsabilidades simultáneas en un entorno muy dinámico.
• Gran capacidad para trabajar de forma eficiente y eficaz con materiales urgentes.
• Excelente criterio y discreción demostrada en el manejo de información confidencial.
• Capacidad para mantener archivos y bases de datos organizados.

Función y responsabilidades:

• Escanear documentos, entre otros:
  • Expedientes físicos de los clientes cuando se cierra el caso.
  • Correo entrante.
  • Correo saliente.
• Añadir información sobre todos los documentos escaneados en Clio, el sistema de gestión de casos del bufete, según la política del bufete.
• Garantizar la correcta transmisión diaria de todos los faxes salientes.
• Añadir todas las fechas de los tribunales y otras citas al calendario de Clio a partir de los documentos recibidos a través del correo entrante diario.
• Avisar a los asistentes jurídicos de cualquier conflicto en el calendario.
• Imprimir documentos judiciales para su firma y escanearlos de nuevo al asistente jurídico para su presentación ante el tribunal.
• Verificar los datos para detectar errores de registro.
• Proporcionar información a los compañeros de trabajo.
• Traducir información para otros.
• Mantener y pedir todo el material de oficina bajo la dirección del Director Comercial.
• Realizar tareas básicas de contabilidad, recibir pagos, preparar recibos, imprimir balances, etc.
• Controlar las existencias de material de oficina (clips, papelería, etc.) e informar cuando falte.
• Responder al teléfono para tomar mensajes o redirigir las llamadas a los compañeros adecuados.
• Realizar otras tareas que se le asignen.

Responsabilidades clave:

• Gestión de casos:

  • Asistir a los abogados en las tareas de gestión de casos, incluida la organización y el mantenimiento de los expedientes de los casos, los calendarios y los plazos.
  • Realizar investigaciones jurídicas y recopilar información pertinente para apoyar la preparación y documentación de los casos.

• Preparación de documentos:

  • Redactar, revisar y editar documentos jurídicos, correspondencia y formularios relacionados con casos de inmigración, garantizando la precisión y el cumplimiento de la normativa.
  • Preparar y presentar peticiones de inmigración, solicitudes y documentación de apoyo ante organismos gubernamentales.

• Comunicación con el cliente:

  • Servir como punto de contacto principal para los clientes, proporcionándoles información actualizada sobre el estado de los casos, respondiendo a sus preguntas y recabando la información necesaria.
  • Mantener una comunicación regular con los clientes para garantizar que se atienden sus necesidades y se responde a sus preguntas con prontitud.

• Apoyo administrativo:

  • Prestar apoyo administrativo a los abogados y a los miembros del equipo jurídico, incluida la programación de citas, la gestión de la correspondencia y el mantenimiento de las bases de datos.
  • Correo entrante.
  • Correo saliente.

• Cumplimiento y garantía de calidad:

  • Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales, la normativa y las políticas de la empresa en todos los aspectos de la gestión de casos y la documentación.
  • Realizar controles de calidad para verificar la exactitud e integridad de los documentos y expedientes jurídicos.
  • Correo saliente.

• Colaboración en equipo:

  • Colaborar con abogados, asistentes jurídicos y personal de apoyo para agilizar los flujos de trabajo, compartir conocimientos y alcanzar los objetivos del equipo.
  • Participar en reuniones de equipo, formación y actividades de desarrollo profesional según sea necesario.

Cualificaciones deseadas:

• Licenciatura en Estudios Paralegales, Estudios Jurídicos, o campo relacionado; certificación paralegal preferida.
• Se valorará positivamente la experiencia como asistente jurídico en derecho de inmigración o áreas de práctica relacionadas, aunque no es imprescindible.
• Idealmente, cierta competencia en herramientas de investigación jurídica, software de gestión de casos (Clio) y el paquete Microsoft Office.
• Gran atención al detalle y capacidad de organización, con capacidad para establecer prioridades entre las tareas y gestionar los plazos con eficacia.
• Excelentes dotes de comunicación escrita y verbal, con capacidad para interactuar profesionalmente con clientes y colegas.
• Automotivado y capaz de trabajar de forma independiente en un entorno remoto, contribuyendo al mismo tiempo a un ambiente de colaboración en equipo.
• Familiaridad con las herramientas y la tecnología del trabajo a distancia, incluidas las videoconferencias y las plataformas para compartir documentos.